Uno de los aspectos más elementales en cualquier negocio es la comunicación, bien sea entre el personal que trabaja o con los clientes. Por este motivo, es importante conocer las razones que existen para instalar un sistema de comunicación virtual en tu negocio.
Uno de los grandes beneficios que ha proporcionado Internet a todas las sociedades del mundo es la posibilidad de comunicarse, lo cual ha permitido el desarrollo y crecimiento de muchas empresas que han sabido aprovechar dicha ventaja a su favor. En este sentido, hablaremos sobre las razones que existen para instalar un sistema de comunicación virtual en los negocios.
Tipos de sistemas de comunicación
Aunque son diversos los sistemas de comunicación que se pueden aplicar a nivel empresarial, describiremos dos de los más innovadores, los cuales se están implementando mucho en la actualidad debido a sus beneficios.
El primero de ellos se trata de un software call center, el cual permite llevar a cabo una comunicación directa y efectiva con los clientes de la empresa, debido a que a través del mismo, el equipo de atención al público tendrá acceso de forma inmediata a toda la información relacionada con los productos o servicios que se ofrezcan en el negocio. De este modo, darán respuesta a las dudas e inquietudes que se les planteen rápida y eficientemente, obteniendo así la complacencia y confianza de los clientes.
Asimismo, representa la herramienta perfecta, no solo para mejorar la atención a los clientes, sino que a su vez permite minimizar los gastos y ahorrar tiempo, debido a que el software se integra con una centralita virtual desde la que se pueden gestionar llamadas en cola, grabar llamadas, obtener estadísticas e informes, entre otros.
Por otra parte, como la comunicación entre el personal de trabajo también resulta esencial, la instalación de una centralita virtual facilitará dichas acciones, bien sea dentro de la estructura del negocio o con las llamadas propias de los usuarios o clientes. Esto se debe a que, al tener un funcionamiento que depende en su totalidad de Internet, es posible crear extensiones en teléfonos fijos, móviles y ordenadores.
De este modo, se pueden atender las llamadas o desviar las llamadas, tanto internas como externas, sin importar la ubicación de la misma, lo cual es bastante útil cuando el personal encargado se encuentra fuera de la empresa. Igualmente, es posible disfrutar de otros servicios muy prácticos como el envío de fax por Internet, la programación del servicio “call me back”, desvío de llamadas, cola de llamada, agendas corporativas, realización de encuestas, etcétera.
¿Por qué instalar una centralita virtual?
Aunque ya hemos mencionado las ventajas principales de una centralita virtual a través de sus funciones, existen muchas otras razones para instalar sin demoras este tipo de sistemas, debido a que todas están orientadas al éxito desarrollo de la empresa, de este modo, tenemos las siguientes.
Ahorro en los costes de comunicación
Debido a que todo el sistema de comunicación funciona digitalmente, no es necesaria la instalación de equipos y cableados para realizar las conexiones. De esta manera, se estarán ahorrando gastos en teléfonos fijos u otros dispositivos de comunicación. Asimismo, las llamadas internas se pueden efectuar sin coste, mientras que las que se hagan desde o hacia el extranjero, tendrán un valor similar a una llamada local.
Fácil mantenimiento
Al carecer del sistema de cableado, el mantenimiento de la central telefónica será mucho más fácil, debido a que todo se realizará a través de un ordenador y con la conexión a Internet.
Mejora los servicios al cliente
Las centrales telefónicas virtuales, además de comunicar rápidamente las llamadas, tienen una serie de servicios adicionales que hacen más amena la atención de los clientes, tales como sistema de colas, música de espera, acceso a las extensiones, buzón de voz, call me back, entre otros.
Atención a distancia
Finalmente, bien sea que la empresa tenga sucursales, que un empleado trabaje desde casa o se encuentre incluso fuera del país, las extensiones creadas en la centralita virtual permiten el acceso a las mismas sin importar las distancias.
